Přechod ústředních rad do online prostředí nebyl jen technickou změnou. Když jsme si sečetli, co dosavadní model čtyř osobních zasedání ročně skutečně stál, vyšlo číslo, které si zaslouží pozornost celého svazu: 202 696 Kč ročně, tedy o 70 % nižší náklady. A k tomu více než 300 hodin, které funkcionáři dosud protrávili za volantem.
Jak to fungovalo dosud
Ústřední rada se schází čtyřikrát do roka a zasedá v ní 18 členů – předsedkyně, místopředseda, předsedové ústředních komisí a předsedové dvanácti oblastních rad. Ti se do Prahy sjížděli z celé republiky: z Nového Jičína, Zlínska, Vyškova, Brna, Tachova, Karlových Varů.
Každé takové zasedání znamenalo 5 632 kilometrů na cestovních příkazech, tedy 22 528 km za rok. Při sazbě 4 Kč/km to dělalo 90 112 Kč ročně jen za cestovné. K tomu se přidávalo stravné, paušální výdaje spojené s jednáním a jednorázové odměny za účast pro členy oblastních rad a komisí.
Dohromady jedna kompletní sezóna ústředních rad vycházela na 289 096 Kč.
Co se změnilo
Nový model je záměrně jednoduchý:
- Zasedání probíhá online, s jednotnou odměnou 150 Kč za hodinu účasti na jednání.
- Jednorázové odměny členům oblastních rad a komisí za účast na ÚR byly zrušeny.
- Cestovní náhrady a stravné odpadly úplně – nikdo nikam nejede.
- Hlasování i zápis se zefektivnily díky elektronickému hlasování a záznamu jednání.
Místo několika různých nároků tak existuje jedna srozumitelná odměna, stejná pro předsedkyni v Praze i pro předsedu oblastní rady na druhém konci republiky. Nový systém počítá s částkou 4 800 Kč na člena za celý rok, tedy 86 400 Kč za všech 18 členů ústřední rady.
Roční srovnání nákladů
| Nákladová položka | Původní systém | Online formát | Úspora |
|---|---|---|---|
| Odměny | 165 000 Kč | 86 400 Kč | −78 600 Kč |
| Stravné | 23 994 Kč | 0 Kč | −23 994 Kč |
| Ostatní náklady | 9 990 Kč | 0 Kč | −9 990 Kč |
| Cestovné (4× ročně) | 90 112 Kč | 0 Kč | −90 112 Kč |
| Celkem za rok | 289 096 Kč | 86 400 Kč | −202 696 Kč (−70,1 %) |
Největší jednotlivou položkou úspory je cestovné (90 112 Kč), následované sjednocením odměn (78 600 Kč) a úplným zrušením stravného i ostatních paušálních výdajů (společně 33 984 Kč).
Úspora, která se nepočítá v korunách
Peníze jsou jen jedna strana věci. Ta druhá se do rozpočtu nevejde.
Předseda oblastní rady z Nového Jičína měl na jedno zasedání 696 kilometrů tam a zpět – tedy prakticky celý den na cestě k několikahodinovému jednání, čtyřikrát do roka. Podobně na tom byli kolegové ze Zlínska, Vyškova či Brna.
Pokud 22 528 ročně ujetých kilometrů přepočítáme průměrnou cestovní rychlostí okolo 70 km/h, dostaneme se na přibližně 320 hodin strávených na cestách. To je zhruba 40 pracovních dnů, které se rozdělily mezi osmnáct dobrovolných funkcionářů – lidí, kteří svou práci pro svaz dělají ve svém volném čase. Tento čas se nyní vrací zpátky do klubů, do organizace soutěží a do práce s členskou základnou.
Bonusem je i ekologická stránka: ušetřených 22 528 kilometrů ročně znamená řádově tři tuny nevypuštěného CO₂.
Jednání je dnes lépe dohledatelné
Online formát přinesl ještě jednu výhodu, kterou jsme původně nepočítali. Hlasování probíhá elektronicky, takže výsledek je okamžitě k dispozici v písemné podobě, včetně jmen a časů. Ze záznamu jednání lze u každého bodu doložit, kdy byl projednáván a jak se o něm hlasovalo.
Zápisy z ústřední rady tak vznikají rychleji, jsou přesnější a jednotlivá rozhodnutí jsou zpětně jednoznačně dohledatelná. Pro organizaci, která hospodaří s členskými příspěvky a veřejnou podporou, to není detail, ale součást řádné správy.
Co online formát nenahradí
Nezastíráme, že osobní jednání má svoje kvality, které obrazovka nedoplní – kuloárové rozhovory, navazování kontaktů mezi oblastmi, společně strávený čas. Právě proto zůstávají příležitosti k osobnímu setkání tam, kde mají největší smysl: na sjezdu, na společných akcích a na soutěžích, kde se členská základna potkává v přirozeném prostředí.
Ústřední rada je pracovní orgán. Jejím úkolem je projednat materiály, rozhodnout a uložit úkoly – a to online zvládá stejně dobře, za třetinu ceny.
Závěr
Změna formátu ústředních rad snižuje roční náklady na jejich pořádání ze 289 096 Kč na 86 400 Kč, tedy o 70,1 %. Ušetřené prostředky zůstávají v rozpočtu svazu a lze je nasměrovat tam, kde mají pro členy největší efekt – do soutěží, práce s mládeží a podpory činnosti klubů vojáků v záloze.
Někdy stačí změnit způsob, jakým se sejdeme, a uvolní se prostředky na to, proč vlastně existujeme.